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Configuration du workflow

Configurer

Messages de notification

Lorsqu'un bon de travail est offert, alloué à un profil ou supprimé, les utilisateurs peuvent être notifiés par email. De la même façon, un mail peut être envoyé quand un bon de travail a dépassé sa date limite. Un catalogue de messages est disponible, et peut être enrichi pour personnaliser ces notifications.

L'association entre un message et une tâche utilisateur se fait au niveau de la déclaration de cette dernière.

Le message peut être régionalisé selon deux langues : le français et l'anglais.

Le contenu du message est de type text/plain et le message est codé en UTF-8 pour l'envoi de mail. 

Le message peut être enrichi avec des variables du contexte en suivant la notation suivante :  ${nomVariable} . Des variables système sont aussi disponibles.

• system.time : pour indiquer l'heure système.

• system.date : pour indiquer la date système.

• workflow.lastComment : pour indiquer le commentaire saisi sur la tâche utilisateur précédente.

• workflow.lastDecision : pour indiquer les décisions prises sur la tâche utilisateur précédente.

• user.fullName : pour indiquer le nom et prénom de l'utilisateur concerné, avec son titre.

• workflow.process.label: pour indiquer le libellé du cas de procédure courant.

• workflow.process.description: pour indiquer la description du cas de procédure courant.

• workflow.workItem.label: pour indiquer le libellé du bon de travail courant.

• workflow.workItem.description: pour indiquer la description du bon de travail courant.

• workflow.workItem.offeredTo : pour indiquer à quel rôle le bon de travail courant a été proposé.

• workflow.workItem.allocatedTo : pour indiquer à quel utilisateur le bon de travail courant a été alloué.

Voici un exemple de message :

Aujourd'hui à ${system.time}, une nouvelle tâche vous a été offerte.

Qui donnera lieu au corps de mail suivant :

Aujourd'hui à 15:19, une nouvelle tâche vous a été offerte.

Serveur de messagerie

Pour envoyer les mails, le workflow s'appuie sur la configuration définie dans la configuration principale .

L'expéditeur de mail doit être défini dans la configuration du workflow, dans la branche exécution, sinon l'envoi de mail échouera.

Tâches temporelles

Le workflow fournit une fonctionnalité afin de vérifier la date limite des tâches utilisateur. La périodicité (en minutes) des contrôles peut être spécifiée dans la configuration du workflow dans la branche exécution (la valeur par défaut est de 60 minutes).

Exemple de configuration

Import / Export de processus

L'import et l'export de processus s'effectuent par les fonctions d'import/export XML au niveau adaptation, ou par des archives au niveau branche.

Ces fonctionnalités permettent les livraisons inter-environnements.

Publier une procédure

Les procédures définies dans la branche Workflows - définitions ne sont "exécutables" qu'une fois publiées. Cette publication passe par un versionning de la branche Workflows - définitions puis par l'inscription au sein d'une table de la branche Workflows - exécutions . 

Ce mécanisme garantit ainsi la stabilité des définitions sur lesquelles s'appuient les procédures en cours d'exécution.

Deux possibilités existent pour publier une procédure :

• Le versionning est fait manuellement.

  La publication se fait dans une version existante de la branche de définition en appelant le service "Publier des procédures" (dans l'onglet services). Dans ce cas, la publication consiste à associer les définitions de procédure sélectionnées à la version existante dans la branche Workflows - exécutions . 

• Le versionning se fait automatiquement.

  La publication se fait dans la branche définition en appelant le service "Publier des procédures" (dans l'onglet services). Dans ce cas, la publication consiste à créer une nouvelle version et ensuite à associer les définitions de procédure sélectionnées à cette nouvelle version dans la branche Workflows - exécutions . 

Il est possible de publier plusieurs procédures en une fois. Quand le service de publication est appelé, les définitions de procédure existantes sont affichées. L'utilisateur doit sélectionner toutes les procédures à publier. Si la publication est faite dans une version existante, les procédures déjà publiées dans la version ne sont pas proposées.

Les adaptations d'une définition de workflow doivent être activées avant la publication. Si une adaptation contient des erreurs de validation, un avertissement est affiché. Dans ce cas, il est possible de forcer la publication, mais cela n'est pas recommandé : en effet, des erreurs peuvent se produire lors de l'exécution du workflow.

Pour chaque procédure sélectionnée, le nom de publication doit être renseigné. Le nom de publication doit être unique.

Quand la procédure a déjà été publiée dans une autre version, il est possible de la mettre à jour. Les noms des publications disponibles associées à la même définition de procédure sont affichés. Il est possible d'en sélectionner un pour réutiliser un nom de publication existant. Dans ce cas, l'ancienne publication est rendue indisponible.

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